La numérisation des documents n'est pas un concept récent : on peut estimer que sa naissance coïncide avec la création de la disquette. Ces dernières années, le processus s'est accéléré, correspondant à l'évolution logique du développement de l'informatisation des organisations. L'objectif zéro papier n'est plus discuté et fait désormais l'unanimité dans tous les secteurs d'activité. Présentés comme un enjeu environnemental, les effets recherchés sont avant tout économiques.
Des gains de productivité conséquents sont en effet attendus de la dématérialisation des documents. Pour les administrations publiques comme pour les entreprises privées, il s'agit là d'une opportunité pour optimiser les services administratifs et gagner en efficacité.
Définition de la dématérialisation
En deux mots, la dématérialisation pour une entreprise consiste à
gérer un ensemble de documents et de données en se passant de support papier.
Les objectifs principaux recherchés par cette pratique sont la
recherche de productivité et l'amélioration du partage d'informations. Il est courant de distinguer deux types de dématérialisation.
Scanner l'ensemble des archives d'une société correspond à de la dématérialisation
duplicative. Lorsque les nouveaux documents sont reçus directement de façon numérisée, la dématérialisation est alors dite
native.
Qui est concerné par la dématérialisation ?
La dématérialisation concerne aussi bien les administrations publiques que les entreprises privées. La
législation impose de plus en plus cette nouvelle façon de travailler à l'ensemble des acteurs économiques du territoire.
L'ensemble des services d'une société peuvent être concernés : Ressources Humaines, Informatique, Achat, Service Juridique, Qualité, Finance, Approvisionnement...
tous les secteurs et tous les échelons peuvent être dématérialisés. Ainsi, différents types de documents peuvent être passés au format numérique : courriers, bulletins de paie, contrats, factures, bons de commande, bons de livraison et de réception...
La dématérialisation peut être
partielle. Par exemple, pour un service achat, le choix peut être fait de passer des commandes par voie électronique tout en gardant une validation manuelle.
Un processus plus
global impliquera l'utilisation de parapheurs et de signatures électroniques.
