Définition
L'e-procurement ou approvisionnement électronique est un type de solution numérique optimisant les différentes étapes de l'acte d'achat entre deux entreprises (secteur Business to Business uniquement). Les transactions commerciales sont entièrement dématérialisées. Le spectre des fonctionnalités est étendu : gestion des catalogues produit, constitution et transmission des
commandes, acceptation des commandes et transmission des avis d'expédition, réception des marchandises et paiement des factures, l'e-procurement peut s'appliquer à tout ou partie du processus d'achat. Destiné en priorité aux entreprises avec un fort volume de commandes, l'approvisionnement électronique présente des avantages importants tels que le gain de temps et la réduction des coûts de traitement.
Emergence
Depuis plusieurs années, les services achat des sociétés sont devenus des fonctions centrales et sont en recherche constante d'optimisation. Avec le développement du commerce électronique et la
numérisation de l'économie, de nouveaux outils se sont naturellement développés. Au départ, seuls les catalogues étaient dématérialisés, l'e-procurement étant essentiellement ciblé sur les commandes de fournitures (achats dits indirects). Toutes les étapes de l'approvisionnement sont désormais concernées et tout type de dépense a un intérêt à être intégré à la chaine d'e-procurement.
Fonctionnement
Les transactions commerciales sont traitées sur une plateforme commune à l'entreprise et son fournisseur. Cette plateforme est le plus souvent couplée à l'ERP de l'acheteur. Le service achat sélectionne les produits, avec toutes les références requises. Les demandes de devis et les bons de commande sont accessibles au fournisseur sur cette même plateforme. D'autres fonctionnalités sont possibles, comme la réception et le paiement des factures, fiable et rapide grâce à un rapprochement 3 voies automatique entre la facture électronique, le bon de commande et le bon de réception. Les validations de chaque étape sont sécurisées : les circuits d'approbation, pour la demande d'achat comme pour la mise en paiement de la facture, sont ainsi rigoureusement respectés.
Parties prenantes
À l'intérieur de l'entreprise, quatre fonctions interagissent via la plateforme d'approvisionnement électronique. En premier lieu, les clients internes expriment leurs besoins par l'émission d'une commande. Cette commande est ensuite validée par les personnes désignées dans le circuit d'approbation. Puis, les factures sont payées par le service comptabilité. Enfin, le service achat contrôle et veille à l'optimisation des différentes étapes. À l'extérieur de l’entreprise, seuls les fournisseurs sont concernés (exclusion du Business to Customer).
Valeur ajoutée
L'adoption d'une solution d'e-procurement optimise le circuit d'achat de l'entreprise à tous les niveaux. Les demandes d'achats sont mieux qualifiées (elles portent les codes pour l'imputation en comptabilité analytique) et elles sont validées avant commande. Les commandes reçues par les fournisseurs sont plus précises, elles sont donc honorées plus rapidement et donnent lieu à moins d'échanges et de de litiges. Les factures sont comptabilisées plus rapidement grâce au rapprochement 3 voies qui fiabilise leur traitement. Les litiges résiduels sont traités directement au travers de la plateforme. Le partage avec le fournisseur des différentes pièces (commande, bon de réception, facture) accélère leur résolution. Il n'est plus nécessaire d'imprimer des documents, de les classer ou de les
archiver. La plateforme optimise par ailleurs les reportings et apporte une vision globale et précise sur l'ensemble des dépenses.
Bénéfices
L'adoption d'une solution d'e-procurement permet une forte réduction des coûts de traitement des achats d'une entreprise. On estime ainsi que le coût de passation d'une commande est divisé au moins par quatre. Cette économie s'explique par l'automatisation des processus. Ceci réduit et sécurise les délais entre les différentes étapes et concours de manière importante au respect des
délais de paiement. Les dépenses de l'entreprise sont mieux maitrisées et la communication avec les fournisseurs est fluide et transparente. Les équipes acheteuses peuvent se recentrer sur leur cœur de métier : l'e-procurement crée de la valeur au sein de l'entreprise.
