Depuis 2017, le secteur public impose peu à peu à ses fournisseurs l'envoi électronique des factures via le portail Chorus Pro. La dématérialisation qui s'étend aussi à la sphère privée,
révolutionne l'entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation des documents ne consiste
pas seulement à se passer du format papier pour la gestion de ses dossiers. En effet, plus qu’une simple
numérisation, il s’agit d’une solution informatique nécessitant de revoir tous les processus de gestion des documents.
Sachez que
tout peut être automatisable : de la saisie du document à sa validation. Vous pouvez également choisir le process que vous souhaitez dématérialiser :
A vous d’opter pour la
solution de dématérialisation qui convient le mieux à votre entreprise.
Pourquoi dématérialiser ses processus ?
- Pour faire des
économies !
- Le
gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier.
- Le passage au numérique permet de
gagner du temps.
- Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l’état de leurs
factures dématérialisées et ils pourront
être payés plus vite.
- Le travail de votre équipe sera moins parasité par les relances de clients. Fini les signataires qui circulent et se perdent, ils seront avantageusement remplacés par des
parapheurs électroniques.
- Vos collaborateurs seront heureux de pouvoir
se passer de tâches répétitives et chronophages pour se recentrer enfin sur des missions plus valorisantes.
- Autre atout, le
gain de place : votre entreprise économisera des mètres carrés ainsi que les coûts de gestion qui y sont associés. En cas de dématérialisation complète et grâce à l'archivage électronique de vos documents, vous n’aurez plus besoin de prévoir de locaux pour les archives, et, qui sait, vous pourrez peut-être même un jour vous passer d’armoires pour vos bureaux.
Comment dématérialiser ?
Sy by Cegedim peut vous apporter la solution technique et fiable que vous recherchez. En effet, de nombreux clients de tous secteurs d’activité bénéficient de notre expérience et expertise numériques.
Nous vous accompagnons dans une
démarche de dématérialisation réussie. Il s’agira de procéder à un état des lieux préalable de l’activité de votre service : volumétrie, temps de traitement actuel des documents, gain estimé...
Nous vous aiderons à
penser à tout : aussi bien à la gestion électronique de documents qu’à l’archivage. Une fois le projet amorcé, communiquez !
Communiquez sur votre
nouveau processus en interne, auprès de votre équipe, des responsables ayant délégation de signature et de l’ensemble des services impactés. Vos salariés sont sans doute encore très attachés aux documents papier, les réfractaires au tout informatique existent.
Identifiez les freins aux changements pour mieux les lever.
Enfin, et surtout, il est crucial de ne pas négliger la communication externe.
Prévenez vos clients et vos fournisseurs de votre nouvelle gestion et montrez-leur comment votre projet améliorera leur productivité.
