Tout d’abord, en quoi consiste la dématérialisation des factures ?
La digitalisation de vos factures vous permet de centraliser et d’automatiser tout ou partie de vos processus de facturation dans une seule et même plateforme et de disposer de vos documents sous un format électronique.
La dématérialisation de votre processus de facturation peut s’appliquer aussi bien à vos factures clients que fournisseurs. Côté facture client, vous avez la possibilité de transmettre toutes vos factures peu importe le mode de dématérialisation mis en place par vos clients pour la réception de leurs factures, au format papier et/ou électronique. Pour les factures fournisseurs, il en est de même. Vous recevez vos factures sous différents formats structurés ou non : papier, flux EDI, PDF, XML… Elles sont ensuite traitées si besoin (OCR, vidéo codage…) puis intégrées avec toutes les mentions obligatoires dans vos outils prêtes à être validées et payées.
Ainsi vous bénéficiez d’une vision à 360 sur l’ensemble de votre processus de facturation et vous vous engagez dans une démarche visant le zéro papier.
Cap vers un objectif zéro papier avec la digitalisation des factures !
Dans le cadre d’une démarche RSE, la digitalisation de vos processus papier est un premier pas vers la suppression du papier. Cet objectif zéro papier fait partie intégrante de la démarche RSE des entreprises, désormais prioritaire pour les directions financières dont 85 %* estiment que la crise sanitaire a accéléré son intégration dans leurs enjeux.
La mise en place de la facturation électronique participe aux efforts engagés par les entreprises en matière de développement durable sachant qu’un employé français consommerait en moyenne 70 à 85 kg de papier par an d’après l’ADEME.
Enfin, une facture papier a une empreinte carbone, 33 fois plus élevée qu’une facture digitale SY ! Découvrez notre
infographie sur l'empreinte carbone
*Étude PwC "Priorités 2022 des Directions Financières"
L’impact de la digitalisation sur la productivité de vos collaborateurs
Dématérialiser ses factures, c'est avant tout se débarrasser des tâches chronophages pour se concentrer sur celles à forte valeur ajoutée. En effet, côté cycle clients, le traitement des factures au format papier implique de nombreuses tâches répétitives liées au flux papier associé (impression, mis sous pli, envoi, classement, validation, mise en paiement, relances, gestions des litiges, archivage, etc.).
Côté fournisseurs, le gain de temps se fait sur la mise à disposition des documents, le circuit d’approbation, la validation, la mise en paiement et l’archivage.
En dématérialisant cette partie sinueuse de la chaîne de facturation, vous permettez donc à l’ensemble de vos collaborateurs de booster leur efficacité et de simplifier les échanges entre les différentes parties prenantes du processus via une plateforme collaborative.
Dîtes stop aux frais liés au papier grâce à la facture électronique
Autre avantage de la dématérialisation qui n’est plus à prouver : digitaliser son processus de facturation sortante, c'est réinvestir tous les frais liés aux impressions de documents dans d’autres projets pour votre entreprise. La marge d’économies à réaliser est alors très importante : en dématérialisant vos factures, vous économisez jusqu’à 80 % sur chaque facture émise.
Un gain économique qui se traduit également par une revalorisation du contexte de travail des collaborateurs en leur permettant d’abolir l’archivage de documents au format papier (tri, stockage, entretien…) et d’éviter les coûts de stockage de ces derniers. Le passage d’une facture papier au format électronique vous permet de diviser par deux vos coûts par facture : le coût global de traitement d’une facture physique varie de 14 à 16 euros contre 7 euros au format électronique.
Amorcer sa transformation digitale avec la facture dématérialisée représenterait une économie chiffrée à 4,5 milliards d’euros d’après le Ministère de l’Économie des Finances et de la Relance.
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La digitalisation des factures, vecteur de sécurité et de flexibilité
Les échanges et flux ont été complètement bouleversés et réorganisés en raison de la pandémie actuelle. Pour s’adapter, la mise en place du télétravail a été de rigueur et a encouragé la mise en place de la facture électronique pour 70 % des entreprises. Mais pour quelles raisons ?
Au milieu d’un contexte de crise sanitaire, les échanges papiers sont devenus des marqueurs de ralentissement et de manque de fluidité dans la transmission d’informations pour une entreprise. Les délais sont plus longs et la traçabilité moins bonne. 33 % des DAF ont pointé le manque de digitalisation de leurs processus comme principale difficulté pour la mise en place du télétravail. Aujourd’hui pourtant, près d’une PME sur deux, de moins de 500 salariés, n’a pas encore amorcé son processus de dématérialisation (étude Ifop/Quadient 2021).
Perdre du temps à rechercher d’anciennes factures serait donc bientôt une situation révolue, grâce à la digitalisation de vos documents. Les factures sont centralisées sur des serveurs sécurisés et uniquement accessibles par les membres de vos équipes avec des identifiants personnels. Ainsi vous êtes assuré de ne perdre aucune donnée, de maintenir une sécurité maximale et de fluidifier les échanges entre les différentes parties prenantes.
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L’automatisation des processus permet de garder le contrôle sur les délais de paiement
En choisissant de dématérialiser vos factures, vous optez pour l’automatisation d’une partie du processus de traitement. Les factures deviennent disponibles instantanément, intégrées dans les logiciels comptables et l’ERP avec un workflow de validation accéléré permettant de simplifier les échanges entre les différents interlocuteurs. La digitalisation peut permettre également le rapprochement entre les factures, les commandes et les bons de réception au sein de la même plateforme simplifiant ainsi la gestion des écarts et le paiement des sommes dues.
Grâce à l’automatisation du processus de facturation, vous évitez les litiges et respectez les délais de paiement dictés par la loi LME, tout en préservant la communication avec votre écosystème fournisseurs. Un enjeu majeur pour les entreprises qui sont surveillées de près par l’État et la DGCCRF.
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La digitalisation pour répondre aux enjeux de mise en conformité
À compter du 1er juillet 2024, l’État va rendre obligatoire la réception de facture au format électronique. Cette obligation s’appliquera aussi à l’émission pour les grandes entreprises à partir de cette date et une généralisation progressive concernera les ETI et PME-TPE à partir de janvier 2025. D’après l’étude Markess 2021, cette réforme est un enjeu majeur pour 53 % des dirigeants.
Cette réforme, sous l’impulsion de réformes internationales en matière de contrôle périodique et continu des transactions, a pour objectif de de renforcer la compétitivité des entreprises, lutter contre la fraude à la TVA et permettre au gouvernement un pilotage plus précis en matière économique.
Les évolutions réglementaires sont motrices de transformation pour les entreprises et nombre d’entre elles vont en profiter pour aller plus loin dans l’amélioration et la digitalisation de leurs processus financiers. Il est essentiel de transformer cette obligation en opportunité d’où l’importance de choisir une solution compliance.
SY vous accompagne dans la dématérialisation de vos processus métier en vous proposant une configuration optimale afin d’amorcer votre transformation digitale en toute sérénité.
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La digitalisation, un avantage majeur pour assurer le suivi de votre activité
Pour 40 % des directions financières, le pilotage des performances est une véritable priorité.
En centralisant toutes vos données de facturation sur une seule et même plateforme, vous accédez ainsi à un outil de pilotage et de reporting puissant pour suivre en temps réel votre activité. La digitalisation de votre processus de facturation facilitera, pour vos équipes, la gestion de toutes les données collectées et leur permettra de se focaliser davantage sur l’analyse de ces dernières.
Disposant de bons indicateurs de performance, vous aurez alors toutes les clés en mains, pour anticiper et accélérer la prise de décisions stratégiques pour votre entreprise.
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*Etude en ligne menée par Markess durant le 1er semestre 2021
Nouveaux enjeux, avantages majeurs à long terme, impacts directs sur les collaborateurs et votre écosystème… la dématérialisation des processus de facturation est un véritable booster pour amorcer votre transformation digitale.
En choisissant SY pour vous accompagner dans la digitalisation de vos processus métiers, vous rejoindrez un réseau de plus de deux millions d’entreprises connectées. Optez pour une solution qui répond aux nouveaux enjeux des organisations, facilite le quotidien des collaborateurs tout en permettant aux entreprises d’économiser sur leurs coûts de gestion et de traitement.
N’attendez plus pour, vous aussi, profiter des bénéfices qu’offre la dématérialisation !
