Qu'est-ce que l'EDI ?
« L'erreur est humaine ». Cette expression est bien connue de tous. Les erreurs qui surviennent dans le monde du travail peuvent souvent être liées à une défaillance humaine. L'Échange de Données Informatisé (EDI) permet à deux entreprises partenaires de communiquer sans qu'une intervention humaine soit nécessaire. Les échanges de données structurées sont standardisés et transmis directement d'ordinateur à ordinateur. On parle de "machine to machine." Ce mode de transmission remplace avantageusement les courriers électroniques en supprimant les délais de traitement et en limitant les risques d'erreur. Factures, bons de livraison, bons de commande, plusieurs types de documents commerciaux peuvent être envoyés et traités par une solution EDI.
Il est possible d'échanger des factures au format EDI, et de donner une valeur légale et fiscale à ces fichiers. L'envoi papier de la facture est alors inutile. On parle alors d'EDI fiscal.
Quels sont les services de l'entreprise qui ont recours à l'EDI ?
Si l'EDI est un excellent outil permettant d'optimiser les échanges avec ses partenaires extérieurs, il l'est aussi pour les transmissions entre les différents services internes d'une entreprise. Une communication défaillante entre les services internes peut être un frein pour le bon fonctionnement d'une entreprise et sa productivité : elle peut engendrer des approximations et des erreurs dans les tâches quotidiennes comme dans la mise en place de nouveaux projets et déboucher sur des situations de crise difficiles à gérer. Acheteurs, services financiers et équipes logistiques ont tout intérêt à améliorer et à fluidifier leur communication interne. C'est pourquoi il est recommandé de ne pas limiter l'utilisation d'un EDI à un service. Il peut être tout à fait avantageux de réfléchir à une démarche globale. L'objectif est d'optimiser toutes les étapes du processus d'achat, de l'émission du bon de commande au
paiement de la facture. Le surcoût impliqué par la généralisation de l'EDI à l'ensemble des secteurs est faible comparé aux gains de productivité qui seront finalement engendrés. Une fois l'EDI utilisé et bien maîtrisé par les équipes, il est recommandé de finaliser la démarche en passant à l'EDI
fiscal. Source d'économie pour chaque partie prenante, cette étape nécessitera un accompagnement, notamment pour procéder à une standardisation rigoureuse des factures.
Quelles sont les étapes du processus EDI ?
Si un service souhaite transmettre un document via un EDI, trois étapes seront nécessaires. Il s'agit en premier lieu de préparer le document. À cette fin, toutes les informations pertinentes sont collectées pour pouvoir commencer la conversion. Un logiciel de traduction EDI transforme ensuite le document au format voulu. Enfin, il suffit de se connecter pour pouvoir le transmettre (grâce à un fournisseur de réseau EDI ou un protocole sécurisé).
Quels sont les prérequis pour passer à l'EDI ?
Le passage à l'EDI ne nécessite pas d'investissement lourd pour une entreprise. L'ordinateur émetteur et l'ordinateur destinataire doivent être tous deux dotés d'une solution EDI. Par ailleurs, l'étape de standardisation est un préalable à l'échange automatisé de données. Différentes normes et versions sont possibles (OCI, Edifact, XML, ANSI, Tradacoms ...). Pour que les transmissions fonctionnent, les entreprises partenaires doivent utiliser le même langage (norme et version identiques). Enfin, les transactions via EDI nécessitent des systèmes de communication sécurisés. Les VAN font partie des réseaux les plus utilisés.
Quels sont les principaux avantages et bénéfices de l'EDI ?
L'avantage majeur d'un EDI est de limiter les interventions humaines lors des échanges de données. Cette automatisation s'accompagne logiquement d'une réduction sensible des délais de traitement ainsi que des risques d'erreur. On estime que le temps de traitement d'une facture papier est de cinq jours, cette durée passe à une heure avec un logiciel EDI. Les échanges sont par ailleurs plus efficacement tracés et sécurisés. L'adoption d'une solution EDI se traduit ainsi par une baisse importante des coûts liés à la main d'œuvre. Le traitement électronique d'une facture est ainsi moins coûteux qu'un traitement manuel. Cette amélioration de la performance dans les échanges est bien évidemment bénéfique pour les relations commerciales. Une communication et une collabration plus rapide, fluide et transparente optimise et renforce les transactions entre entreprises partenaires.
